de Simona Soare Ghișea şi Daniel Alexandrescu
Conceptul de management al timpului nu este dedicat exclusiv managerilor şi liderilor. Acesta este un subiect de care poate beneficia oricine. În ce direcție considerați că este necesar să alocați mai mult timp? Nu este vreme de pierdut, de lenevit, de amânat lucrurile esențiale! În fond, ziua are pentru toți 24 de ore, iar timpul reprezintă cea mai prețioasă resursă care nu este regenerabilă. Specialiștii vă propun câteva strategii prin care să eliminați „hoții de timp”, cum ar fi telefonul care sună neîncetat, întâlnirile prea lungi și dezorganizate, prioritățile neclare, lipsa de delegare, amânarea.
Utilizați Matricea Eisenhower
În gestionarea eficientă a timpului, prioritizarea constituie principala abilitate și presupune ordonarea, structurarea și planificarea activităților. Principalul motiv al eșecului în realizarea eficientă a sarcinilor este lipsa autodisciplinei, ceea ce conduce la o scădere a performanței. Dacă trebuie să identificați atribuțiile cele mai importante pentru a ști în ce trebuie să investiți timp și energie, Matricea Eisenhower este un instrument ușor de folosit și foarte eficient în acest sens. O puteţi utiliza la muncă şi în viaţa de zi cu zi. Inventatorul ei a fost nimeni altul decât Dwight Eisenhower, general în armata americană în timpul celui de-Al Doilea Război Mondial, comandant suprem al Forţelor Aliate în Europa. Ulterior, Dwight Eisenhower a fost ales cel de-al 34-lea preşedinte al Statelor Unite ale Americii. Matricea dezvoltată de el împarte activitățile în patru categorii: urgente și importante (de rezolvat), importante, dar nu urgente (de planificat), urgente, dar nu importante (de delegat), nici urgente, nici importante (de eliminat).
Programați sarcinile pas cu pas
În primul rând, trebuie să treceţi pe o listă toate activitățile şi sarcinile pe care v-ați propus să le rezolvaţi în ziua respectivă. Analizaţi fiecare sarcină şi decideți în ce categorie menționată mai sus să o plasaţi. Este esențial să finalizaţi un lucru înainte de a adăuga altul nou într-o anumită categorie. După ce aţi împărțit sarcinile pe categorii, acordați întotdeauna prioritate celor care sunt importante și urgente. Planificați activitățile importante, dar care nu sunt urgente, astfel încât să nu devină urgente. În acest mod, evitaţi stresul cauzat de situaţia de urgenţă. Identificați acele sarcini care sunt urgente, dar nu importante. Din cauza lor, nu puteți acorda suficientă atenție lucrurilor cu adevărat importante. Delegaţi sau învățați să spuneţi „nu” în momentele oportune. Experții în managementul timpului vă recomandă să ignorați sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante. În caz contrar, acestea se transformă în „hoți de timp”.
Metoda Pomodoro alternează activitățile cu pauzele
Una dintre tehnicile de eficientizare a timpului este Pomodoro (roșie în italiană) și a fost inventată de Francesco Cirillo în anii ’80. El a utilizat un cronometru în formă de roșie pentru a-și măsura rezultatele pe care le avea în studenție. Metoda implică repartizarea muncii în mai multe intervale, adică în porţiuni a câte 25 de minute, cu pauze de 5 minute între ele. Fiecare interval poartă numele de „pomodoro”. După patru astfel de intervale, se va lua o pauză de 15-20 de minute. Aceste pauze ajută la limpezirea minţii. O altă metodă de eficientizare a timpului aparține celebrului economist italian Vilfredo Pareto. El a observat că 80% dintre terenurile Italiei sunt deţinute de 20% din populaţie și că această proporţie se regăseşte şi la nivel global sub diverse forme. Cu alte cuvinte, 20% dintre oameni folosesc 80% din resurse și 20% dintre clienţi aduc 80% din încasările marilor companii. Stabilirea acelor activităţi, ce însumează 20% efort şi determină 80% din rezultatul dorit, este cheia succesului în orice proiect.
Alegeți un singur sistem de organizare
Tehnologia este tentantă și trebuie folosită inteligent. Totuși, încercați să utilizați doar un singur sistem de organizare. Folosind simultan mai multe sisteme, veți fi mai agitați și veți rata anumite lucruri. În plus, să puneți cap la cap toate aceste metode de organizare poate fi de-a dreptul obositor. Mai exact, persoanele care folosesc în același timp post-it-uri, e-mail, agendă și Google Calendar pot deveni stresate. Specialiștii vă recomandă să alegeți o singură metodă și să vă concentrați pe ce aveți de făcut în acea zi. Clasica și banala agendă poate fi cel mai util sistem, dacă nu preferați metodele digitale. Împărțiți-vă obiectivele în unităţi mai mici şi concentraţi-vă pe rând asupra unei singure unităţi.
Participați doar la întâlniri necesare
Specialiștii vă sfătuiesc să minimizați timpul alocat întâlnirilor de la job pe care nu le considerați folositoare, indiferent dacă acestea se desfășoară online sau cu prezență fizică. Majoritatea corporaţiilor au un obicei foarte neproductiv de a face multe şedinţe. Singurul lucru cert este că timpul petrecut în astfel de şedinţe nu mai poate fi recuperat şi astfel apare şi munca după program, care vă va suprasolicita. Încercați să participați doar la acele şedinţe pe care le considerați cu adevărat relevante pentru dumneavoastră. Dacă sunteți apropiați de oameni care sunt tot timpul în şedinte și nu mai găsesc timpul necesar să-și ducă la îndeplinire sarcinile, încercați să-i evitați. În caz contrar, veți pierde și timp, și energie.
Fructificați momentele de așteptare
V-ați gândit vreodată că ați putea profita de timpul petrecut în trafic sau în orice altă situație care presupune așteptare? Dacă sunteți în mijlocul de transport în comun, atunci este foarte ușor să citiți o carte sau să vă puneți căştile pe urechi şi să porniți un material audio de interes pentru dumneavoastră, indiferent că vorbim despre materiale motivaţionale sau despre un seminar pe teme legate de job. Probabil tindeți să nu acordați atenție celor zece minute pierdute când cel mai bun prieten întârzie la întâlnire. Dacă veți trage linie este posibil ca pe parcursul unei vieţi să ajungeți la ani pierduţi în astfel de situații. Trebuie doar să fiți atenți şi conştienți, astfel încât să profitați de momentele de aşteptare.
Fugiți de „sindromul zilei de mâine”
Experții în managementul timpului vă recomandă să nu vă abateți de la programul stabilit. Acest aspect vă va permite să duceți la bun sfârșit activităţile pe care le-ați început. Cum ar fi să sunați la ambulanţă, ca să anunțați un atac cerebral, iar cei de acolo să vă spună că vin în trei minute şi de fapt să ajungă în zece minute? Orice secundă de întârziere poate fi fatală în acest caz. La fel se întâmplă şi în afaceri sau în viaţa personală, chiar dacă nu conştientizați acest lucru pe moment. Lista cu activitățile pe care le aveți de făcut vă poate scăpa de multe dureri de cap. Dacă v-ați propus ca de mâine să începeți un anumit proiect, trebuie să vă mobilizați în acest sens, pentru că amânarea reprezintă de fapt un „hoț de timp”. Tendința de amânare mai este denumită și „sindromul zilei de mâine” și este considerată un fenomen neplăcut și disfuncțional.
Multitaskingul, duşmanul productivităţii
Studiile demonstrează că multitaskingul reduce performanța cu până la 40%, fiind unul dintre cele mai dăunătoare obiceiuri ale omului modern. Creierul nostru este asemenea procesorului unui calculator. Așa cum viteza de lucru a calculatorului scade odată cu deschiderea mai multor aplicații, la fel se întâmplă în cazul creierului. Unica modalitate de a vă deconecta este fie să terminați ce ați în- ceput, fie să replanificați pur și simplu. Este doar o senzație că terminați mai repede, făcând mai multe lucruri în același timp. Cercetările arată că puteți realiza lucrurile pas cu pas, eficient, cu un consum mai mic de timp și energie. Multitudinea de sarcini în derulare vă face să funcționați mai lent.