de Simona Soare Ghişea şi Adrian Barna
Pentru antreprenori și liber-profesioniști, întâlnirile de business sunt inevitabile. Fie că vorbim despre ședințele de lucru cu diverși parteneri, fie despre întâlnirile cu potențiali clienți, trebuie să țineți cont de câteva reguli esențiale de conduită, care vă pot ajuta să construiți relații profesionale avantajoase și să obțineți mai mult profit.
Vestimentația impecabilă este un element-cheie
Unul dintre cele mai importante aspecte pe care le veți lua în calcul atunci când vă pregătiți pentru o întâlnire de afaceri este vestimentația. Ținuta de business denotă un stil profesionist de îmbrăcăminte. Pentru domni, codul vestimentar presupune un costum de culoare închisă, cămașă de culoare deschisă și cravată elegantă. Costumele cu pantaloni sau fustă sunt considerate ideale pentru doamne, iar un compleu din material fin poate funcționa foarte bine în cazul lor. Pantofii doamnelor vor avea tocul nu foarte înalt, de maximum 8 centimetri. În cazul oricărei variante vestimentare, culoarea va fi închisă. De regulă, oamenii de afaceri optează pentru negru, albastru, mov, indigo, kaki sau gri.
Prima impresie contează
Punctualitatea este esențială în afaceri. Întotdeauna, trebuie să aveți grijă cum calculați timpul, pentru a ajunge la întâlnire cu cinci minute înainte de ora stabilită. Atunci când faceți cunoștință cu cineva, folosiți-vă numele și prenumele. Indiferent de vârstă şi de statut, bărbatul este cel care se prezintă întotdeauna primul unei doamne. De regulă, o doamnă mai tânără se prezintă uneia mai în vârstă. Același lucru este valabil și în cazul domnilor. Fiind de aceeaşi vârstă, persoana care ocupă o poziţie inferioară în ierarhia organizaţională se prezintă persoanei care ocupă o poziţie ierarhică mai înaltă. De multe ori, în afaceri, poziția ierarhică tinde să fie mai importantă decât vârsta. Nu uitați că indiferent de situație, prima impresie con- tează în business. Este indicat să aveți pregătite cărțile de vizită. În acest mod, vă asigurați că celălalt vă reține numele. Nu stați picior peste picior la întâlnirea de afaceri. Postura aceasta poate fi considerată inadecvată pentru o atitudine business. De asemenea, nu exagerați cu politețea, deoarece riscați să-i obosiți pe ceilalți și chiar puteți obține un efect contrar celui pe care îl doriți, existând posibilitatea ca oamenii să vă perceapă ca fiind nesiguri sau anxioși.
Nu întrerupeți vorbitorul
Când întâlnirea implică discuții pe marginea unui subiect stabilit, documentați-vă în prealabil și realizați un plan de discuție, care să conțină întrebările pe care le veți adresa. Este important să aveți un stilou și o agendă la îndemână. Astfel, veți nota tema pe care doriți să o abordați și ceea ce spun ceilalți participanți. Când un partener de afaceri sau un client vorbește, ascultați-l cu atenție și rețineți detaliile importante din discursul său. Sub nicio formă nu întrerupeți vorbitorul. Propunerile sau întrebările vor fi adresate după ce acesta a terminat de comunicat. Evitați răspunsuri precum „Eu nu știu”. Aceste confirmări nu fac decât să arate incompetența dumneavoastră și a companiei din care faceți parte. Dacă nu dețineți anumite informații, este recomandat să vă scuzați și să spuneți interlocutorului că reveniți ulterior cu toate detaliile.
Evitați discuțiile în contradictoriu
Nu ezitați să faceți propuneri. Acest lucru va demonstra că înțelegeți în detaliu subiectul abordat. Evitați să folosiți expresii considerate „clișee” și exprimați-vă într-un stil propriu, original. Glumele deplasate nu își au locul într-o întâlnire de afaceri. De asemenea, încercați să evitați discuțiile în contradictoriu. Dacă aveți opinii distincte, le veți formula cât mai politicos. În niciun caz nu veți începe spunând: „Nu sunt de acord cu ce ai zis”. În funcție de subiect, vă veți expune punctul de vedere începând cu o frază de tipul: „Este o opinie interesantă, însă am convingerea că există și o altă abordare a subiectului menționat/o altă soluție care merită avută în vedere”. Atitudinea constructivă, care întreține o atmosferă relaxantă și cooperantă, este indispensabilă în atingerea obiectivelor stabilite.
Setați telefonul mobil pe modul silențios înainte de întâlnire
O mare atenție trebuie acordată gesturilor. Păstrați distanţa potrivită pentru a nu trece în zona personală a celui din faţa dumneavoastră. Aveți grijă cum vă poziţionaţi mâinile şi picioarele. Adoptați întotdeauna o poziție care transmite interlocutorului încredere. Pe parcursul întâlnirii respective, nu veți privi pe fereastră sau spre alte persoane în timp ce partenerul de afaceri sau clientul vorbește. Evitați să vă uitați la ceas și nu verificați e-mailurile sau SMS-urile. Una dintre regulile esențiale de politețe se referă la faptul că în momentul în care intrați într-o întâlnire de afaceri trebuie să setați telefonul mobil pe modul silențios și să-l puneți în buzunar, în geantă sau în poșetă. În general, pe parcursul unei întâlniri de business, singurele băuturi permise sunt cafeaua și apa. Dacă este o întâlnire mai lungă, va fi prevăzut un bufet rece adecvat, disponibil pentru participanți în afara sălii de ședință. Nu așteptați ca celălalt să achite nota de plată, dacă dumneavoastră ați venit cu propunerea unui prânz de lucru în oraș.
Mulțumiți organizatorului pentru invitație
În cazul în care dumneavoastră nu sunteți gazda evenimentului de afaceri și considerați că este necesară prezența unei persoane care nu a primit invitație, va trebui să informați în prealabil organizatorii și invitații despre acest lucru. Intervalul este de minimum 48 de ore înainte de întâlnire. Pentru ca persoana respectivă să participe, este absolut necesar să așteptați permisiunea celor pe care i-ați informat despre necesitatea prezenței acesteia. În acest mod, veți evita situații neplăcute și vă veți asigura de colaborarea eficientă a participanților la evenimentul respectiv. Atunci când prezentați o persoană grupului, rostiți cu voce tare numele şi prenumele acesteia. Astfel, nu va fi necesar să fie prezentată fiecărui participant în parte. La final, nu uitați să mulțumiți organizatorului pentru invitație. Puteți trage o concluzie a celor discutate și stabili o nouă întâlnire. Un business de succes nu se rezumă doar la profit și la eficiența managementului. Un om de afaceri profitabil cunoaște bunele maniere. „Eticheta” este un instrument esențial de business, valabil în orice context social.
Ghidaţi-vă după acronimul IMPACT
Regulile de aur ale bunelor maniere în business sunt definite prin acronimul IMPACT. Litera I înseamnă integritate. Astfel, afaceristul ar trebui să acționeze întotdeauna onest și sincer. Litera M vine de la cuvântul maniere. Antreprenorul nu are voie să fie egoist, lipsit de eleganță și indisciplinat în relația cu partenerii de afaceri și cumpărătorii. Litera P se referă la personalitate. Antreprenorul va comunica propriile valori, atitudini, opțiuni, fiind apreciat pentru calitățile sale. Litera A vine de la cuvântul apariție, întrucât un om de afaceri trebuie să se prezinte întotdeauna într-o lumină favorabilă. Dacă sunteți îngrijiți, vă îmbrăcați cu haine adecvate, stați în picioare sau aşezați într-o poziţie corectă, toate acestea vor reprezenta elemente-cheie în formarea unei bune impresii în faţa partenerilor de afaceri și a clienților. Literele C și T din cuvântul IMPACT înseamnă considerație și tact. Potrivit codului bunelor maniere, un antreprenor trebuie să se analizeze din perspectiva celorlalte persoane și să dea dovadă de tact, reflectând întotdeauna asupra subiectului înainte de a-și exprima punctul de vedere.