de Cătălina Tăgârță

Vă confruntați zilnic cu amânare, distrageri, iar la finalul zilei vă simțiți frustrați din cauze lipsei de productivitate? Adevărul este că, în plină eră digitală, suntem bombardați de informații și cerințe care ne fac să simțim că trebuie să fim ocupați în mod constant. Dar a fi ocupat nu este același lucru cu a fi eficient. Tim Ferriss, autorul cărții „The 4-Hour Workweek” (n.r. - „Patru ore săptămâna de lucru”), subliniază că „mai mult” poate însemna „mai puțin” în contextul muncii și eficienței. De aceea este important să învățăm cum să ne concentrăm pe ceea ce contează cu adevărat. Pentru a produce rezultate și a fi mulțumiți este necesar să ne optimizăm timpul și energia.

Diferența dintre a fi ocupat și a fi eficient

Vi s-a întâmplat vreodată să petreceți ore întregi simțindu-vă ocupați și agitați, trecând de la o sarcină la alta, dar fără să realizați nimic semnificativ la finalul zilei? Aceasta este o capcană comună a muncii moderne. A fi ocupat nu-i totuna cu a fi productiv. Productivitatea este legată de rezultate semnificative, indiferent că vorbim de aria profesională sau personală. Însă pentru aceasta este important să finalizați zilnic și sarcini care contribuie la atingerea obiectivelor pe termen lung. Întrebarea-cheie pe care puteți să vi-o adresați măcar de două ori pe zi este: „Sunt productiv sau doar ocupat?”. Aceasta vă poate ajuta să vă reorientați atenția asupra activităților care aduc valoare reală și să eliminați ceea ce doar vă consumă timpul.

Faceți două task-uri importante pe zi

Identificați zilnic cele mai importante două sarcini care vor avea cel mai mare impact asupra obiectivelor voastre. Focalizați-vă întâi pe acestea! Pe cât posibil începeți cu ele de dimineață, de la prima oră, înainte de a trece la altceva. Iar la finalul zilei evaluați: „Am realizat cele două lucruri esențiale pentru mine?”. Dacă răspunsul este „Da”, ziua a fost un succes! Atunci veți ști că aveți un scop clar, bine definit. Acest lucru vă ajută să vă canalizați energia și atenția și să evitați să vă simțiți copleșit de o listă nesfârșită de sarcini. Sunt sigură că aveți și voi o listă cu multe „de făcut”. Dar nu toate task-urile sunt la fel de importante.

Folosiți metoda Eisenhower

Folosiți metoda Eisenhower (Matricea Urgent-Important), despre care am vorbit într-un articol anterior. Aceasta este o tehnică excelentă pentru prioritizarea sarcinilor. Se împart activitățile în patru categorii: urgent și important; important, dar nu urgent; urgent, dar nu important și nici urgent, dar nici important. Concentrați-vă mai întâi pe activitățile care sunt atât urgente, cât și importante. Ajutați-vă de testul valorilor pentru a alege importanța sarcinilor! Și, desigur, este necesar să aveți un scop clar definit pe termen de minim trei luni, şase luni. Când nu avem ceva clar înspre care vrem să mergem putem ajunge… oriunde. Și-apoi nu mai suntem îndreptățiți să ne întrebăm „De ce?”.

Acționați acum

Revenind la amânare și la lipsa de productivitate… nu vă îngrijorați. Nu sunteți singura persoană care trece prin astfel de situații. Acesta este subiectul multor sesiuni de coaching pentru persoanele care își propun ceva mai mult de la viață și sunt în plin proces de creștere. Din păcate, este o problemă comună pentru toți, indiferent de nivelul de organizare sau de motivație. Aceasta poate avea la bază diverse cauze, de la frica de eșec, la perfecționism sau pur și simplu lipsa de claritate asupra a ceea ce aveți de făcut. Însă este important să: Acționați oricum! Acțiunea este precum un diamant neșlefuit. Întotdeauna va fi mai valoroasă și va produce mai multe rezultate și lecții decât amânarea - o piatră rotundă, lucioasă, perfect lustruită, care ne rostogolește în orice direcție, mai puțin înspre obiectivele noastre. Și apoi ne mirăm că avem un sentiment general de insatisfacție?!

„Mănâncă broasca!” dimineața

Cea mai importantă tehnică pentru combaterea amânării, care la mine funcționează perfect, este: „Eat That Frog” (n.r. - mănâncă broasca)! Inspirată de citatul lui Mark Twain, tehnica presupune să începem ziua cu cea mai dificilă și importantă sarcină (broasca). Ideea este că, odată ce ați făcut acest lucru, restul zilei va părea mult mai ușor. Din start vă veți simți liberi, mai creativi. În continuare, vă voi da și alte câteva strategii pe care de-a lungul timpului le-am găsit eficiente în a combate amânarea. Planificați în avans! Alocați 10-15 minute la sfârșitul fiecărei zile pentru a vă planifica ziua următoare. Acest lucru va permite să începeți ziua cu claritate și să știți exact ce aveți de făcut, reducând riscul de a vă simți copleșiţi încă de la prima oară.

Regula de 2 minute

Fragmentați sarcinile mari în pași mai mici, mai ușor de gestionat! Utilizați tehnica Pomodoro! Setați un cronometru pentru 25 de minute și concentrați-vă exclusiv pe o singură sarcină! După fiecare sesiune luați o pauză de cinci minute. Poate fi util să lăsați telefonul într-o altă încăpere cât lucrați sau cel puțin să opriți conexiunea la internet ori notificările. Așteptați-vă să nu vă iasă din prima. Tentațiile sunt mari și diverse. Dar ambiționați-vă să perseverați! Testați regula de două minute. Dacă o sarcină poate fi realizată în mai puțin de două minute: „Fă-o acum!”. Când știm că durează unu-două minute - spre exemplu, să dau un telefon important - Nu mai amân. Amânarea este legată de convingeri limitative care vor duce la renunțare sau, în cel mai bun caz, la întârzierea rezultatului. Presupun că niciuna dintre variante nu vă avantajează.

Evitați multitaskingul

Multitaskingul este adesea considerat o abilitate valoroasă, dar studiile arată că poate duce la scăderea productivității cu până la 40%. Creierul nostru nu este construit pentru perioade lungi de concentrare continuă. Pauzele ajută la refacerea atenției și a creativității. De fiecare dată când trecem de la o sarcină la alta pierdem timp și energie mentală pentru a ne reorienta atenția ulterior. Ce este de făcut? Focalizați-vă pe o singură sarcină la un moment dat! Terminați ceea ce ați început, luați o scurtă pauză pentru refacerea energiei și abia apoi treceți la altceva. Aplicați tehnica blocurilor de timp. E important să alocați în mod intenționat, programat, perioade specifice pentru fiecare tip de sarcină, și nu vă abateți de la ele. Funcționează de minune. În plus, e dovedit că oamenii tind să se încadreze în timpul pe care îl au la dispoziție. Dacă îi dați cuiva două ore pentru o lucrare sau şapte ore, sunt șanse mari ca la final să primiți ce ați solicitat, indiferent de intervalul de timp pus la dispoziție. Testați!

Automatizați și delegați

Stați fără grijă: nu vă ia nimeni locul! Dacă de frica asta nu îi învățați și pe alții ce au de făcut, ca să le puteți delega din sarcini, gândiți-vă că întotdeauna trebuie să mergem către mai sus, către mai bine. Nu priviți nici în jos, nici pe orizontală! Când veți termina tot ce aveți de învățat în punctul în care sunteți acum viața vă va propulsa cu siguranță către o etapă superioară. Aveți încredere că va fi bine! Așadar, identificați sarcinile repetitive și utilizați instrumente de automatizare pentru a le elimina. Delegați sarcinile de rutină sau care nu sunt esențiale pentru competențele voastre principale. Învățați să spuneți „nu”. Renunțați la a prelua toate sarcinile sau cerințele care vin înspre voi. Concentrați-vă pe ceea ce este cu adevărat esențial!

Programaţi activităţile în blocuri de timp şi lăsaţi deoparte telefonul în timpul acestora

Puneți focus pe ceea ce contează cu adevărat, iar viața întreagă vi se va schimba. Nu mai fiți ocupați doar de dragul de a fi ocupați și a vă plânge

Evaluaţi pentru a îmbunătăţi

Evaluați constant modul în care lucrați și rezultatele pe care le obțineți. Când nu evaluăm nu avem ce să îmbunătățim. Întrebați-vă la sfârșitul fiecărei zile sau săptămâni: „Ce am realizat azi/săptămâna aceasta?”; „Ce pot îmbunătăți la modul în care îmi gestionez timpul?”; „Unde am pierdut timp și cum pot evita acest lucru în viitor?”.